Article réalisé en partenariat avec Jenji
@Kelly Sikkema Par manque de temps ou de connaissance, peu d’entreprises aujourd’hui analysent les données relatives à leurs dépenses professionnelles. Cette mine d’informations, augmentée par une couche d’automatisation, est pourtant cruciale pour réaliser des économies. Comment mieux maîtriser ses données pour augmenter ses revenus ? Nous avons posé la question à Pierre Queinnec, CEO et cofondateur de Jenji, plateforme de gestion des frais professionnels.
Comment les données sont-elles utilisées aujourd'hui dans le cadre de la gestion des frais professionnels ?
Pierre Queinnec, CEO et cofondateur de Jenji Selon moi, il y a deux phases dans la gestion des frais professionnels, le traitement et l’analyse. L’utilisation des données dépend de ces deux phases. Par manque de temps, les entreprises sacrifient souvent l’analyse quand le traitement est fait manuellement. Il y a un grand enjeu d’automatisation et de contextualisation. Aujourd’hui, la personne chargée de la compliance va recevoir des reçus toute la journée et va recouper les informations en appliquant des règles. Or, l’humain n’est pas efficace dans la répétition d’une tâche. La clé, c'est d’être connecté aux différentes bases de données. La localisation est un bon exemple pour automatiser ce traitement. Toutes ces données permettent ensuite de contextualiser la dépense et ainsi de décider si la dépense est en règle. Prendre cette décision manuellement est assez simple au sein d’une PME, mais à l’échelle d’une grande entreprise, la problématique n’est pas la même.
Comment ces données analysées peuvent-elles permettre d'augmenter le ROI (retour sur investissement) des entreprises ?
Il y a de nombreuses façons de générer du retour sur investissement au travers des dépenses professionnelles. Ce ROI va généralement dépendre du secteur d’activité du client et donc de la typologie de dépenses professionnelles, mais aussi des droits fiscaux concernés pour les groupes et filiales. Il y a plusieurs axes importants à considérer, en écartant d’ores et déjà le sujet de la rationalisation des dépenses, qui est malgré tout un axe extrêmement important de ROI et qui nécessite une compréhension à la fois macro et micro des dépenses professionnelles. C’est un axe que nous traitons à part dans un produit, Jenji Studio, destiné au contrôle de gestion et à l’audit interne. La première manière d’extraire du ROI sur ces analyses est de récupérer plus facilement la TVA, qu’elle soit locale au pays, ou de zone, ce qu'on appelle la TVA intra. La fiscalité, la déductibilité et les taxes sont différentes d’un pays à l’autre, ce qui rend compliquées la compréhension et la récupération. De plus, il y a plusieurs niveaux d’évaporation de la TVA au sein d’une entreprise. Premièrement, les salariés oublient souvent de demander un ticket avec la TVA inscrite en France, les tickets dits “provisoires” par exemple. Or, ce sont des revenus en moins pour l’entreprise. L’évaporation survient également dans le traitement des notes de frais, notamment pour les petits montants. Les entreprises sont peu enclines à les traiter pour récupérer quelques dizaines de centimes ou quelques euros seulement par transaction. L’automatisation permet de faire disparaître tous ces points de friction. L’enjeu est d’obtenir la donnée la plus correcte possible et de mettre en place un processus automatisé, que ce soit en interne ou avec un prestataire spécialisé. Généralement, nos clients constatent une récupération supplémentaire en moyenne de 2 à 3% de TVA récupérable. Il existe de nombreux autres axes d’optimisation. Je vais prendre des exemples en droit français mais chaque pays possède des poches d’optimisation importantes. Une de ces optimisations françaises - et obligation légale par ailleurs- est de systématiser le décompte des tickets restaurants. Si le système sait qu’une personne a réglé son déjeuner avec une carte entreprise et a invité un collègue, les potentiels tickets restaurant alloués doivent être déduits afin de garantir que l’entreprise n’a pas payé “deux fois” pour le déjeuner. Aujourd’hui, cela est encore très souvent fait manuellement à la fin du mois, et amplifié par le fait que certains salariés déclarent leurs notes de frais en retard, créant des situations où il faut faire une correction au mois suivant. Enfin, une source de ROI spécifique à l’entreprise et ses activités existe quasiment toujours. Il s'agit de la corrélation entre les dépenses professionnelles et l’activité métier. Dans le BTP, cela peut-être les ouvrages ou chantiers, dans le conseil ou le service, le projet ou la mission. Généralement, ces corrélations métier se font au travers de synchronisations ERP ou CRM. Jenji offre par exemple des connecteurs natifs à une majorité des CRM, comme Salesforce. Une entreprise peut alors demander à ses collaborateurs de préciser sur certaines typologies de dépense des informations métier, de façon complètement adaptée à son processus interne et récupérer des données beaucoup plus exploitables et analysables en fin de traitement.
C’est ce qui permet également de mieux détecter les fraudes ?
On parlera plutôt d’anomalie chez nous, qui regroupe l’erreur et la fraude. Grâce à la combinaison de ces données et d’un système de type machine learning, le système est capable de les détecter automatiquement et de les rendre plus visibles aux yeux des équipes de contrôle. Le souci classique des équipes, c’est le traitement du volume de dépenses, de déplacements kilométriques, de per diems, de forfaits, et d’arriver à vérifier leur validité dans un temps contraint. Ce que Jenji Compliance propose, ce n’est ni plus ni moins que de vérifier en temps réel et à grande échelle les dépenses pour permettre de se concentrer sur les potentiels soucis ou anomalies. En gros, moins passer de temps à chercher des aiguilles dans des bottes de foin. À ce propos, l'un des thèmes où nous investissons beaucoup en R&D, c’est sur les sujets d’auto-apprentissage du système. C’est-à-dire de pouvoir faire que le système apprenne des actions de contrôle. C’est comme lorsque vous signalez un e-mail en tant que spam dans votre messagerie. Grâce aux feedbacks des équipes, le système se perfectionne en fonction des typologies de dépense de l’entreprise, et ce qu’elle considère comme une anomalie. Le but est d’avoir un système qui vous aide vraiment au quotidien, pour alléger la charge de travail de contrôle des dépenses.
