Voyage d'affaires : le rebooking pour optimiser les dépenses hôtelières

Dans l’hôtellerie, la tarification est par définition moins rigide que dans l’aérien. Chercher à anticiper les fluctuations tarifaires avant de réserver n’a pas de sens. En revanche, surveiller l’évolution tarifaire une fois la réservation effectuée permet de générer des économies. L’enjeu est de parvenir à capter cette volatilité et d’automatiser le rebooking. Décryptage avec Peter Grover, Managing Director, EMEA de Tripbam.

Quel est le principe de « rebooking » de chambres d’hôtel ?

Peter Grover, Managing Director, EMEA de Tripbam.

Peter Grover : Nous intervenons après la réservation initiale d’une chambre d’hôtel. Nous surveillons l’évolution tarifaire de la chambre au sein de l’hôtel initialement réservé, mais également des propriétés qui se situent aux alentours et qui remplissent un certain nombre de critères très spécifiques définis par le travel manager ou l’acheteur travel,  les « clusters ». Cela peut concerner la distance, la catégorie, les statuts préférentiels, le type de lit, le type de chambre, l’emplacement ou les notations, entre autres. Nous lançons des recherches sur différents canaux. Nous avons notamment accès aux tarifs GDS, aux tarifs négociés, aux tarifs consortia, aux tarifs chaînes, aux tarifs agences. Nous avons également la capacité de monitorer des sources « off channel ». Dès lors que nous avons trouvé un tarif moins cher, nous notifions le voyageur ou l’agence de voyage en fonction de règles configurables. En avril cette année, nous avons lancé une nouvelle fonctionnalité d’auto-fulfilment : ceci automatise le rebooking à partir du moment où l’offre trouvée est approuvée par le voyageur, l’agence de voyage ou le système lui-même. Une fois approuvée, la réservation est automatiquement mise à jour dans le dossier de réservation initial. 80% des tarifs plus bas que l’on identifie sont « rebookés » par le système et nous espérons que cela va progresser au fil du temps.

Outre l’aspect économique bien sûr, quels sont les bénéfices pour l’acheteur et le travel manager ?

Avec ce type de service, l’acheteur peut évaluer la force de son programme hôtel. Les données disponibles via notre reporting en temps réel peuvent l’aider à améliorer les performances quotidiennes de son programme et lui fournissent des indicateurs pour aboutir à de meilleurs contrats avec ses partenaires hôteliers. L’acheteur peut aisément identifier quels tarifs négociés fonctionnent bien ou non par rapport au marché ou encore quels tarifs génèrent le plus d’économies parmi le tarif BAR (Best Available Rate, ndlr), le tarif agence/consortia, le tarif fidélité, etc. Nous l’aidons également à analyser l’efficacité de l’utilisation des services par les voyageurs. Aussi, il peut identifier quels voyageurs génèrent le plus d’économies, lesquels en génèrent le moins, l’amélioration du respect de la politique voyage de l’entreprise, etc.

Aussi, nous accompagnons l’acheteur dans la réalisation de deux objectifs : une meilleure adoption du programme hôtel et l’optimisation des tarifs en sécurisant les prix les plus bas disponibles. Une solution de rebooking de chambre d’hôtels permet d’éliminer la nécessité de faire des négociations traditionnelles dans les villes où l’entreprise a peu de volume. Cela contribue aussi à réduire les coûts du sourcing et la pénibilité que représentent les appels d’offres traditionnels pour l’acheteur.

Photo d'ouverture : Ricardo Gomez Angel