La London School of Economics et Amadeus ont récemment publié une étude afin de conseiller les entreprises sur la gestion de leurs dépenses voyage.
Amadeus a commandé une étude auprès des experts universitaires de LES Consulting. Basée sur les données de dirigeants de multinationales, cette enquête a pour ambition d’analyser la façon dont les entreprises peuvent avoir une meilleure gestion des déplacements professionnels.
Des pratiques cohérentes avant tout
D’après le rapport intitulé « Managing every mile », la cohérence avec les priorités stratégiques de l’entreprise est primordiale pour traiter les politiques de gestion de frais et de déplacements. Parmi les dirigeants interviewés, 95% ont avoué autoriser des réservations hors politique voyage. Pour éviter cela, il suffit de définir une stratégie de dépenses et d’assurer la visibilité de cette dernière. Ainsi, les dépenses pourront être examinées et remboursées stratégiquement afin de réaliser des économies.
La croissance, la réduction des coûts, l’efficacité opérationnelle, la productivité des salariés, la limitation des risques et la gestion de l’information et des analyses sont les 6 points clés afin de gérer efficacement les frais de déplacements des salariés. « Les entreprises ont intérêt à regarder au-delà du coût réel des déplacements et à se concentrer sur ce que souhaitent leurs salariés, le processus de réservation et sur les conséquences quant à la productivité et au devoir de protection », a indiqué dans le communiqué Arlene Coyle, CCO Corporate Solutions Sales and Marketing of Business Travel pour Amadeus.
L'importance des nouvelles technologies
L’enquête relève qu’une entreprise doit optimiser ses processus de gestion de dépenses en les informatisant. Ce système permettra aux entreprises de faire des économies, de renforcer la satisfaction des collaborateurs et de garantir une meilleure sécurité lors des déplacements. Grâce à une automatisation des dépenses, le coût de traitement d’une transaction peut être réduit de moitié. De plus, les nouvelles technologies comme le téléchargement des dépenses via mobile ont permis d'améliorer l'efficacité et le moral des employés. Selon l’étude, la digitalisation des dépenses voyages peut limiter la fraude et serait 20% plus fiable que les rapports papier. En effet, 70% des dirigeants interrogés ont déclaré accorder une grande importance à la sécurité. « Cette étude met en évidence différentes opportunités pouvant contribuer à une augmentation du ROI lié à la gestion des frais de déplacements, notamment un développement de l'utilisation des technologies », a déclaré Ariene Coyle. Parmi les directeurs sondés, 60% ont évoqué leur souhait de changer leurs systèmes informatiques d’ici les 3 prochaines années. Ainsi, ils pourraient mieux gérer les frais de déplacements plutôt que d’adopter des stratégies de contrôle de coûts.
Photo d'ouverture © Free-Photos
