CWT vient de publier son livre blanc sur « les vertus du paiement virtuel » : une étude visant à convaincre les entreprises de passer aux nouvelles technologies de paiement afin d'éviter les fraudes, les soucis de transparence des dépenses et les problèmes de suivi.
Depuis quelques années déjà, le paiement virtuel et centralisé conquiert le voyage d’affaires et de nombreuses entreprises telles qu’Airbnb, Spendesk ou encore CDS ont exploré le concept. Dans son livre blanc sur « les vertus du paiement virtuel », le groupe Carlson Wagonlit Travel (CWT) explique que la création de cartes virtuelles a augmenté de 35% au cours des 12 mois précédant la publication du rapport. Un constat peu surprenant pour CWT, puisque ce type de paiement alternatif permet aux entreprises de gagner plus de temps et d'argent, fonctionne avec de multiples monnaies et est de plus en plus accepté par les fournisseurs de voyages.
Comment ça marche ?
Les paiements virtuels ne requièrent aucun moyen physique de paiement. Les organismes de gestion tels que CWT envoient à l'hôtel ou au transporteur un numéro de carte virtuelle (VCN) à 16 chiffres uniques, un numéro de sécurité à 3 chiffres et une date d’expiration correspondant à la période déterminée par l’entreprise. Chaque VCN est livré avec des paramètres d’utilisation prédéfinis.
Pour Clive Cornelius, Senior Director, Global Card Products de CWT, la solution de paiement digital « est une option sécurisée et attractive pour les entreprises qui cherchent à centraliser les paiements, réduire les inefficiences de paiements, les dettes et les éventuels abus de cartes d’entreprise - ce qui apporte une plus grande flexibilité aux employeurs », déclare-t-il dans un communiqué. Un service qui résout donc les nombreux problèmes rencontrés avec l’utilisation de la carte de débit d’entreprise traditionnelle, tels que :
- Le déploiement, ou « availability » : les entreprises ne fournissent pas de cartes de paiement à tous leurs employés. Ainsi, un bon nombre d’entre eux, ne voyageant pas régulièrement et ont très peu d’options de paiement lorsqu’ils se retrouvent en voyage professionnel.
- La sécurité : les cartes de crédit peuvent être perdues, volées, clonées ou utilisées à mauvais escient.
- Le suivi, ou « reporting » : la réconciliation des données de paiements effectués avec une carte traditionnelle est longue car manuelle. La main d’œuvre coûte cher est n’est pas forcément efficace.
- La transparence : les paiements par carte traditionnelle n’offrent des informations que très limitées sur les dépenses (la date et le coût). Les entreprises n’ont donc pas de réelle visibilité sur ce qui a été dépensé.
Or, à l’aide du paiement virtuel, les entreprises peuvent désormais simplifier la gestion des dépenses de leurs salariés lors des déplacements professionnels. Cette solution de paiement centralisée et sécurisée permet aux entreprises de paramétrer les limites de crédit, dates et lieux d’utilisation du moyen de paiement. Elles peuvent obtenir des factures détaillées simplifiant le suivi des dépenses dès la création de la carte virtuelle, limiter les achats permis dans la politique voyage lors de la configuration de la carte. Mais le paiement virtuel permet, plus concrètement, d’éviter l’exposition et l’exploitation des informations sensibles sur les cartes physiques. De nombreuses entreprises envoient encore des photographies de leurs cartes aux hôtels par souci de vérification, contraignant les entreprises à faire renouveler leurs cartes. Ou bien cela permet de contrôler les dépenses « extra » de leurs salariés qui parfois s’offrent des services dépassant le budget imposé par l’entreprise. Les entreprises ne peuvent donc plus faire l'impasse sur les nouvelles technologies de paiement si elles comptent booster leur efficacité tout en offrant une expérience plus agréable à leurs salariés selon CWT.
