Julie Desk, l’intelligence artificielle qui gère la prise de rendez-vous par mail

Julie Desk est une intelligence artificielle qui organise les rendez-vous de ses clients par email. L'objectif de la startup à l'origine du projet: libérer aux professionnels du temps passé à des tâches à faible valeur ajoutée. Jusqu'à une heure par jour peut être gagnée, selon les créateurs du service. De plus, la fiabilité et la sécurité de l'agenda sont garanties. Des opérateurs humains vérifient le travail de l'intelligence artificielle et lui permettent de s'améliorer.   

Caroline Baron, Marketing Manager chez Julie Desk

Comment est née l’intelligence artificielle Julie Desk ?

Caroline Baron : Julie Desk a été créée par trois ingénieurs, Julien Hobeika, Nicolas Marlier et Guillaume Michiels à leur sortie de l’école Polytechnique en 2013. La startup était au départ connue sous le nom de WePopp, une application pour organiser des sorties entre amis. Malgré plus de 250 000 téléchargements, ses créateurs ont constaté un manque de récurrence dans l’usage. Après un premier pivot en 2014 avec WeTime pour se concentrer sur les rendez-vous professionnels, ils ont remis en cause le modèle applicatif et se sont dit que le meilleur moyen d'aider les professionnels dans la gestion de leur agenda était de prendre les rendez-vous à leur place. D'où l'idée d'un assistant virtuel. Les fondateurs ont d'abord joué eux-mêmes le rôle d’assistants, afin de répondre aux demandes des clients et de programmer leurs rendez-vous. Après avoir validé le concept et compris les différents scénarios possibles, ils ont basculé vers l’intelligence artificielle. C’est ainsi que Julie Desk a été commercialisée dès 2015.

Quelle est la cible de ce service ? 

Nous nous concentrons sur les professionnels car nous ne voulons pas que notre outil soit un gadget. Il y a un réel besoin d’assistant dans l’entreprise. De plus, notre mode de fonctionnement par mail est moins adapté à la cible personnelle. Nous comptons pour le moment près de 300 entreprises clientes. La prise de rendez-vous est une tâche chronophage, cela a donc du sens entre professionnels en termes de gain de temps. Seulement, déléguer son agenda nécessite de la confiance. Un rendez-vous mal organisé peut avoir un impact négatif sur le client. L’intelligence artificielle est ainsi à 100 % supervisée : toutes les opérations sont validées ou complétées par des opérateurs humains — une quinzaine de personnes, gérées par un prestataire externe. Cela garantit la qualité d’un service sans erreurs, mais permet également de remonter des feedbacks pour alimenter et entraîner nos machines. Au final, les opérateurs n'interviennent que dans 20 % des saisies. L’objectif est in fine d’acquérir de l’expérience de gestion.

Vous avez participé au salon Viva Technology du 15 au 17 juin dernier. En quoi cet événement était-il important pour vous ?

Ce type d’événement nous permet de gagner en visibilité. Mais aussi de créer du lien avec d’autres entreprises sur place, de relancer des échanges, d’en concrétiser d’autres… Nous sommes sur un marché qui a besoin d’être évangélisé car nous entrons dans une démarche du futur du travail. Nous n’avons pas pour vocation de remplacer les assistants, mais au contraire d’arriver en complément. Le métier a évolué et cela leur permet de monter en compétences sur d’autres sujets. Ce n’est pas encore intégré dans les organisations. La conduite du changement demande beaucoup d’éducation. De plus, nous travaillons sur des données sensibles. Il y a donc des attentes en termes de sécurité. Si l’intelligence artificielle fait beaucoup parler d’elle en ce moment et nous apporte de la visibilité, elle suscite des craintes. Notre supervision humaine est une force : les opérateurs humains rassurent. Notre démarche avance pas à pas. Le défi est de trouver le bon interlocuteur dans l’entreprise pour démocratiser notre service. Le travail se fait en interne et en externe.

Vous venez de boucler une nouvelle levée de fonds de 2,5 millions d’euros, auprès d'Entrepreneur Venture, SaaS Lab et Side Capital. Quels sont vos objectifs ? 

Grâce cette levée de fonds, nous allons améliorer nos performances, recruter, développer des process commerciaux… Nous allons également déployer des scénarios différents et de nouvelles fonctionnalités. Si nous gérons déjà l’organisation de conférences ou la réservation de salles de réunion, nous travaillons à l’intégration de la gestion de réservation de transports. À plus long terme et après avoir assis notre expérience en France, nous espérons attaquer les marchés anglo-saxons d’ici 2018.