Une enquête menée par KDS, l’un des leader des solutions de gestion des notes de frais et déplacements professionnels, met en lumière les défaillances de l’organisation du Business Travel dans les entreprises françaises. La perte de temps et d’argent seraient due, selon le groupe, à un système encore archaïque alors que des outils innovants existent sur le marché.
L'éditeur mondial de logiciels de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais vient de dévoiler les résultats d'une enquête menée après de 780 salariés d’entreprises françaises. Parmi les enseignements, on apprend par exemple que l'entreprise-type consacre plus de 10 % de son budget annuel aux dépenses liées à des déplacements professionnels. Toujours selon l'étude, jusqu’à 25 % d’économies seraient réalisables grâce à des coups maîtrisés et une meilleure gestion des déplacements.« Les résultats de l'enquête prouvent à quel point des systèmes inefficaces et archaïques font courir aux entreprises des risques de pertes considérables - les frais de déplacement ouvrant la voie à une gestion aléatoire qui porte préjudice à la fois à l'entreprise, mais également à ses salariés », déclare Sébastien Clouet, Directeur Marketing de KDS.
Perte de temps
Cette enquête révèle donc que la majorité des sociétés organisent encore manuellement la gestion des notes de frais et de déplacements. Alors que des outils informatiques ont été développés pour espérer une réduction de temps et donc de coûts, elles ne sont que 11 % à les utiliser. L’étude nous apprend de plus que 34 % des voyageurs d’affaires soumettent encore leurs notes de frais par tableur, parmi lesquels 59% y consacrent entre 30 min et 2h. 73 % des salariés font ces démarches sur leur temps de travail, ce qui induit une baisse de productivité notable pour l’entreprise. La réservation d’un voyage impacte également l’employé, 41 % passent entre 20 min et plus d’une heure dans la recherche et réservation d’un déplacement.
Perte d’argent
La gestion des notes de frais et déplacements reste très aléatoire, pas suffisamment normée, ce qui implique une perte de documents non-négligeable surtout lorsque 70 % des employés attendent la fin du mois pour les soumettre. L’étude le démontre également en nous révélant que 80 % des voyageurs d’affaires tentent de garder les reçus dans des pochettes ou dans leur portefeuille, augmentant ainsi les risques de disparition de justificatifs. La mauvaise gestion du business travel implique une surestimation des coûts. En effet, 13 % des interrogés déclarent arrondir à la hausse leurs frais kilométriques. Les majorations semblent mineures, mais à l’échelle d’une grande entreprise les coûts supplémentaires deviennent considérables.
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