Les besoins des entreprises et des collaborateurs ne sont plus les mêmes, les nouvelles technologies ont pris une place prépondérante et s’invitent dans toutes…
27 mars 201411 min de lecture
Le cliché du collaborateur seul devant son repas est révolu. Aujourd’hui, celui-ci est connecté et recherche l’échange durant ses déplacements. Des réseaux sociaux professionnels ainsi que des plateformes de mise en relation apparaissent progressivement. Désormais, le voyageur d’affaires est ultra connecté et désire interagir avec ses collègues afin notamment d’élargir son réseau. Ces outils de communication étant déjà bien ancrés dans leurs habitudes de vie, le collaborateur est donc plus facilement enclin à vouloir les utiliser dans la sphère professionnelle.
La notion du social dans le voyage d’affaires prend une place importante avant le déplacement lorsqu’un voyageur va se renseigner sur les réseaux sociaux, pendant quand il va retrouver sur place des membres de mon entreprise ou des connaissances et lors du retour lorsqu’il va partager ses expériences et son avis sur un hôtel, par exemple.
Différents acteurs ont développé ce type de réseaux, notamment Boarding.fr, une plateforme qui permet aux voyageurs de pouvoir se mettre en relation lorsqu’ils se trouvent dans le même aéroport. Ils peuvent échanger durant les nombreux temps d’attente ou encore de rencontrer à l’avance les personnes se rendant sur un même événement. “Invite for a bite” est un site réservé aux femmes d’affaires. L’intérêt ici est de se retrouver pour partager un repas, un déjeuner, afin de créer un lien social et également de casser la monotonie des repas solos.
Lucie de Antoni, étudiante MBA1 International Travel Management à l’ESCAET
2) Vers un voyage d’affaires collaboratif
Si dans le tourisme de loisir, la tendance s’est rapidement imposée, le changement se fait a contrario plus lentement dans le corporate travel. Si Airbnb est un des pionniers en la matière, aujourd’hui, le marché est bousculé notamment par des start-ups proposant des alternatives à la consommation dite classique telles que le train, la voiture ou encore l’hôtel. Ainsi, le site Wayz-Up cible les voyageurs d’affaires sur leurs trajets domicile/travail. L’intuitivité de ces sites ainsi que la convivialité sur place sont des éléments qui plaisent aux voyageurs d’affaires. Plutôt que de payer une chambre d’hôtel froide et sans âme, nombreux sont ceux qui apprécient la chaleur d’un petit appartement parisien par exemple. Plus agréable pour lui, cela a également des avantages financiers et environnementaux pour l’entreprise. Au sein de certaines types d’entreprise, la pratique du co-working fait également son essor : partager des bureaux entre deux rendez-vous est un excellent moyen d’échanger, de gagner du temps, d’économiser en mutualisant espace et matériel de travail. Collaboratif et corporate travel ne semblent pas incompatibles : la réservation de prestations voyages évolue, le fonctionnement des entreprises et leur environnement de travail également.
3) Vers un voyage d’affaires digital
Le voyageur est en permanence connecté : dans les transports, pendant les temps de transit, durant ses réunions... Ainsi, le phénomène ATAWAD (Any time, Anywhere, Any device) n’a jamais été aussi important. Afin d’apporter la flexibilité, le confort et la sécurité attendus par les voyageurs, on observe un accroissement de la numérisation. Une fois de plus, la technologie est au cœur de cette tendance. Des outils ayant une vocation professionnelle (PDA, technologie Near Field Communication...) ne cessent de se multiplier. Ainsi, les QR Code se démocratisant. Les voyageurs séjournant dans les hôtels du groupe Marriott peuvent désormais accéder aux applications de l’hôtel via cette technologie. Répondant au besoin d’immédiateté des voyageurs d’affaires, c‘est également un moyen pour les fournisseurs de surprendre et de fidéliser. De son côté, la compagnie espagnole Iberia met en place la technologie NFC afin de fluidifier l’expérience des voyageurs d’affaires. Ainsi, les voyageurs munis d’un appareil Samsung pourront l'utiliser pour passer les contrôles de sécurité et les portes d'embarquement, même lorsque l'appareil est éteint. Un gain de temps précieux pour le collaborateur et une amélioration certaine de son voyage.
4) Vers un travel management plus ludique
Faire adapter une politique voyage, sensibiliser à la sécurité, former aux nouveaux outils, autant de concepts que l’entreprise peut parfois trouver difficile à expliquer aux collaborateurs. Le phénomène de la gamification constitue une manière plus dynamique et interactive de communiquer avec ses employés grâce à une approche par les jeux. A travers des serious games par exemple, la mémorisation et l’acceptation des règles se font plus simplement.
“Mister Travel” est certainement l’un des jeux les plus représentatifs dans le travel. Celui-ci permet de confronter les voyageurs d’affaires à différentes situations à risques afin de leur communiquer le bon comportement à adopter. Dans un autre domaine, CWT Travel Gamification, le programme de la TMC Carlson WagonLit Travel permet, grâce à de petites compétitions et récompenses virtuelles, de sensibiliser les collaborateurs au respect de la politique voyage. Ils comprennent les enjeux de leur entreprise et donc les choix qui sont effectués en matière de réservation par exemple.
5) Vers un voyage d’affaires porte-à-porte
Les outils technologiques dans le voyage d’affaires sont là pour répondre aux besoins des entreprises mais ils pourraient améliorer davantage l’expérience du collaborateur. En effet, ces outils sont divers, ils ne sont pas toujours synchronisés entre eux et leurs différents fonctionnements ne sont pas forcément maîtrisés, ce qui devient vite complexe ! L'objectif est de proposer un point d’entrée unique pour le voyageur d’affaires. Avec les solutions end-to-end, on retrouve sur une même interface tout ce dont un voyageur a besoin de l’ordre de mission à la gestion des notes de frais en passant par la réservation. La tendance va aujourd’hui plus loin avec les solutions door-to-door (“porte à porte”) telle que KDS Neo Travel and Expense donnant accès à de la réservation de taxi, d’avion, de train...Le voyage est géré de bout en bout sur un outil dédié au voyage d’affaires. Les outils grand public comme Rome2Rio commencent à se faire également une place sur le marché.
6) Vers un voyage d’affaires qui accepte la réservation multicanal
Aujourd’hui encore, malgré les efforts des éditeurs de solutions technologiques visant à améliorer l'attractivité de leurs outils, un grand nombre de voyageurs préfère passer par des sites grands publics, des fournisseurs, ce qui impacte la gestion des déplacements. Avec la croissance et l’acceptation de l’Open Booking, les voyageurs peuvent être plus libres de réserver sur tout type de canal. Concur propose son module "Open Booking" permettant d'effectuer ses réservations d'hôtels et de location courte durée directement sur le site internet des fournisseurs, tout en bénéficiant des tarifs négociés par son entreprise. Les entreprises répondent ainsi au besoin de liberté de leurs collaborateurs. En plus d’un voyageur satisfait, l’outil permet la récupération des données de réservation effectuées hors "circuit traditionnel", ce qui constitue un réel avantage pour l’entreprise. Dans cet esprit, TripScanner donne aux collaborateurs la possibilité de réserver sur n’importe quel site de voyage. Ils ont pour simple mission de transférer les e-mails de réservation à la solution, qui pourra alors alerter le Travel Manager si un voyage est réservé en dehors de la politique voyages.
7) Vers un voyage d’affaires on/off vraiment sécurisé
Léa Xerri, étudiante MBA1 International Travel Management à l’ESCAET
En se déplaçant régulièrement, les voyageurs d’affaires sont confrontés à des risques croissants. Alors que les catastrophes naturelles, attentats, conflits ou crises sanitaires se font malheureusement plus réguliers, ils doivent être protégés en cas de problème, et cela, même à distance. Face au devoir légal de l’entreprise, on assiste à l’élaboration de politique uniquement consacrée à la sécurité.
Les Travel Management Companies, les éditeurs de solutions technologiques ou encore les acteurs du “risk management” multiplient les outils et font évoluer le rôle du conseiller voyages afin de répondre à ce besoin. En complément des outils, son rôle est en effet essentiel, notamment avant et pendant le déplacement.
En complément de cela, une gamme d’offres très complètes proposant des solutions aussi bien tournées vers la sûreté, la géolocalisation ou le tracking se sont développées. Ainsi, grâce à l’outil SSF LOCATOR (de Scutum Security First), l’entreprise peut, via un système de tracking, communiquer avec le voyageur durant son déplacement et l’alerter en cas de besoin à travers différents canaux (SMS, e-mails, appels ou Twitter). De plus, l’élaboration de bonnes pratiques peuvent être mises en place en amont du voyage.
8) Vers un voyage d’affaires qui aime le low cost
La croissance des compagnies low cost dans l’industrie du Loisir, ainsi que la nécessaire optimisation des budgets, ont poussé les entreprises à intégrer ces nouvelles prestations dans le cadre des déplacements professionnels. Face à un besoin d’économie flagrant, les acteurs spécialisés sur ce créneau se lancent sur le marché affaires. Aujourd’hui, qui dit low cost dit prix bas, mais cependant pas forcément mauvaise qualité. Au fur et à mesure, le phénomène “low cost” s’est développé chez les hébergeurs, les loueurs de voitures.
Le concept d’auberge de jeunesse pour voyageurs d’affaires commence à arriver des Etats Unis. Des établissements comme «Generator Hostel» connaissent un franc succès de par leur confort, design et leur convivialité. A Londres, en semaine, les voyageurs d’affaires représentent 20% de sa clientèle. Une nuit y coûte environ 20% de ce que peut coûter une nuit dans un hôtel habituel. Certaines proposent ainsi des services toujours plus adaptés comme des salles de conférences, chose qui ne pouvait s’imaginer auparavant.
9) Vers moins de voyages d’affaires ?
Afin de répondre à de nouvelles préoccupations -écologiques, économiques et sécuritaires-, des outils technologiques proposés comme alternatives aux déplacements ont été adoptés par un grand nombre d’entreprises. Des solutions simples comme Skype, Google Hangout ou plus pointues viennent compléter les traditionnels appels téléphoniques et mails. La web conférence, visioconférence et téléprésence sont autant de solutions connaissant un vrai boum. Loin de déshumaniser les réunions, les collaborateurs peuvent ainsi mener à bien leur projet tout en étant à distance. Certains experts prédisent que ces solutions de réunions virtuelles disposeront d'une définition tellement précise que d’ici 2017, elles seront en mesure de remplacer 2,1 millions de billets d'avion. BCD Travel, grâce à un partenariat avec WhyGo, propose à ses clients de réserver des séances de visioconférence dans l’un des 3000 centres de visioconférence ou des 40 sites de téléprésence implantés dans le monde entier. Regus propose ainsi de vrai business centers équipés de différentes solutions afin que les collaborateurs se croient dans la même pièce quelque soit l’endroit dans le monde où ils se trouvent.
10) Vers un voyage (d’affaires) sans frontière entre vie privée et professionnelle ?
La frontière entre la vie privée et professionnelle est de plus en plus compliquée à discerner pour les collaborateurs. Ce phénomène est flagrant dans plusieurs domaines. Le phénomène de blurring se généralise et il y la confusion des sphères professionnelle et privée. Les appareils mobiles personnels (portable, smartphone, tablette...) peuvent être les mêmes que ceux utilisés dans le cadre professionnel généralement pour une question de facilité par choix de l’entreprise. Le principe du BYOD (Bring your own device), pose toutefois quelques questions de confidentialité des données pour l’entreprise. L’industrie fait également face à la question des points de fidélité accumulés par les collaborateurs. Comment peuvent-ils les utiliser ? Alors que ceux-ci désirent en faire bon usage pour leur vie personnelle, cela n’est pas toujours possible ni accordé. Toutefois certaines compagnies comme Air France, avec des programmes de fidélisation comme Bluebliz, permettent de collecter les points et de pouvoir les utiliser à la fois pour un usage professionnel et personnel. Avec un site comme Rocketrip, le voyageur est même encouragé à suivre les règles décrites par sa politique voyages afin d’en obtenir des récompenses.
A travers ces 10 principes, on comprend alors que le voyage d’affaires est en pleine révolution. Jusqu’ alors si bien cloisonnés, les mentalités et les besoins évoluent, ce qui change indéniablement la vision future du corporate travel. Les barrières entre loisir et corporate tombent, la technologie et une nouvelle place de l'humain rendent (presque) tout possible.
Auteures: Lucie de Antoni et Léa Xerri, promotion MBA1 International Travel Management au sein de l’ESCAET.
Photo d’ouverture : © Iakov Kalinin – Fotolia.com
